Car Policy · Kostenübernahme
Car Policy: Kostenübernahme & Wartungspflichten – Was Unternehmen und Mitarbeiter wissen müssen
Die Car Policy regelt, welche Kosten des Firmenwagens das Unternehmen trägt und welche der Mitarbeiter. Üblich ist: Das Unternehmen zahlt Leasing, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung und Reparaturen, der Mitarbeiter beteiligt sich gegebenenfalls an Privatfahrten und selbst verschuldeten Schäden. Bei den Wartungspflichten legt die Policy fest, wer Termine organisiert, wer das Fahrzeug pflegt und wie Schäden gemeldet werden.
Die Regelungen zu Kostenübernahme und Wartungspflichten in der Car Policy legen fest, welche Kosten eines Firmenwagens das Unternehmen und welche der Mitarbeiter trägt – und wer sich um Inspektionen, Pflege und die Meldung von Schäden kümmert.
Das Wichtigste in Kürze
- Meist Sache des Unternehmens: Leasing, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung, Reparaturen und Verschleiß
- Häufig Sache des Mitarbeiters: Beteiligung an Privatfahrten, Pflege und Reinigung, Kosten bei Eigenverschulden
- Gesetzliche Prüfung: UVV-Prüfung mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen (§ 57 DGUV Vorschrift 70)
Eine gut durchdachte Car Policy ist essenziell für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellen. Zwei zentrale Aspekte sind die Kostenübernahme und die Wartungspflichten: Wie werden die Kosten für Betrieb und Instandhaltung verteilt, und wer ist für die regelmäßige Wartung zuständig? Was eine Car Policy insgesamt regelt, zeigt der Ratgeber Car Policy: Was steckt dahinter?
Wer trägt welche Kosten beim Firmenwagen?
Die Kostenübernahme legt fest, welche Kosten das Unternehmen und welche der Mitarbeiter trägt. Die gängigsten Kostenpunkte und ihre übliche Regelung:
| Kostenpunkt | Übliche Regelung | Typische Ausnahme |
|---|---|---|
| Kraftstoff bzw. Strom | Unternehmen für Dienstfahrten | Beteiligung des Mitarbeiters an Privatfahrten |
| Versicherung | Unternehmen | Selbstbeteiligung bei Eigenverschulden |
| Kfz-Steuer und Zulassung | Unternehmen | – |
| Wartung, Reparaturen, Verschleiß | Unternehmen | Beteiligung bei übermäßigem Verschleiß oder unsachgemäßer Nutzung |
| Pflege und Reinigung | Mitarbeiter | Aufbereitung vor der Rückgabe durch das Unternehmen |
Kraftstoffkosten
Die meisten Unternehmen übernehmen die Kraftstoffkosten für dienstliche Fahrten. Für private Fahrten wird häufig eine Kostenbeteiligung des Mitarbeiters vereinbart. Manche Unternehmen geben Tankkarten aus, die nur für dienstliche Zwecke verwendet werden dürfen; andere vereinbaren Kilometerpauschalen, um private und berufliche Fahrten zu trennen. Warum der beim Tanken erfasste Kilometerstand stimmen muss, zeigt der Ratgeber Tankkarte: falscher Kilometerstand.
Versicherung
Firmenfahrzeuge sind in der Regel über das Unternehmen versichert. Die Car Policy sollte festlegen, welche Versicherungsarten (etwa Haftpflicht und Vollkasko) abgedeckt sind und ob es im Schadenfall eine Selbstbeteiligung gibt. Ist die Privatnutzung erlaubt, sollte geprüft werden, ob der Flottenvertrag auch private Fahrten abdeckt. Details dazu im Ratgeber Car Policy: Versicherung & Schäden.
Steuern und Abgaben
Kfz-Steuer und Zulassungsgebühren trägt üblicherweise das Unternehmen.
Reparaturen und Verschleiß
Die Kosten für Reparaturen und Verschleißteile wie Reifen und Bremsen übernimmt in der Regel das Unternehmen. Manche Car Policies sehen eine Kostenbeteiligung des Mitarbeiters bei übermäßigem Verschleiß oder unsachgemäßer Nutzung vor.
Wie sich die laufenden Ausgaben über alle Fahrzeuge hinweg steuern lassen, beschreibt der Ratgeber Kostenkontrolle im Fuhrparkmanagement. Welche Kosten die Car Policy bei privat gefahrenen Kilometern verteilt, vertieft der Ratgeber Car Policy: Privatnutzung und Führerscheinkontrolle.
Wer ist für die Wartung des Firmenwagens zuständig?
Die Wartungspflichten in einer Car Policy definieren, wer für die Instandhaltung verantwortlich ist und wie oft Wartungsarbeiten anstehen. Klare Regelungen vermeiden Missverständnisse und sichern die Verkehrssicherheit der Fahrzeuge.
Regelmäßige Inspektionen
Die Car Policy legt fest, wie oft Inspektionen stattfinden und wer dafür zuständig ist. Üblich ist: Der Mitarbeiter vereinbart den Termin und bringt das Fahrzeug zur Werkstatt, das Unternehmen trägt die Kosten. Manche Unternehmen lassen diese Aufgaben zentral von einem Dienstleister koordinieren – etwa im Rahmen von Wartung & Reparatur.
Gesetzliche Prüfungen
Neben der Herstellerwartung gilt eine Prüfpflicht für das Unternehmen: Nach § 57 DGUV Vorschrift 70 muss es Fahrzeuge bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich, durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand prüfen lassen. Die Car Policy sollte regeln, wie Mitarbeiter diese Termine wahrnehmen. Ablauf und Dokumentation der Prüfung erklärt der Ratgeber UVV-Prüfung leicht erklärt.
Zusätzlich muss der Halter seine Fahrzeuge nach § 29 StVZO regelmäßig einer Hauptuntersuchung unterziehen lassen. Für Pkw legt Anlage VIII StVZO die Abstände fest.
- Vor jeder Arbeitsschicht: Der Fahrer prüft die Betätigungs- und Sicherheitseinrichtungen (§ 36 Abs. 1 DGUV Vorschrift 70).
- Nach Herstellervorgabe: Inspektion laut Serviceheft, nach Zeit oder Kilometerstand.
- Mindestens einmal jährlich: Prüfung auf betriebssicheren Zustand durch einen Sachkundigen (§ 57 DGUV Vorschrift 70).
- 36 Monate nach Erstzulassung: erste Hauptuntersuchung beim neu zugelassenen Pkw (Anlage VIII StVZO).
- Danach alle 24 Monate: weitere Hauptuntersuchungen (Anlage VIII StVZO).
Quelle: § 36 Abs. 1 und § 57 DGUV Vorschrift 70; § 29 StVZO mit Anlage VIII Nr. 2.1.2.1. Inspektionsintervalle nach Herstellerangabe. Stand 26.10.2026.
Wie sich Intervalle und Prüftermine für den ganzen Fuhrpark festlegen lassen, zeigt der Ratgeber Fahrzeugwartungsrichtlinie.
Pflege und Reinigung
Während das Unternehmen die technische Wartung übernimmt, sorgen Mitarbeiter üblicherweise für Sauberkeit und grundlegende Pflege – also regelmäßiges Waschen und die Innenreinigung.
Schadenmeldung
Mitarbeiter sollten verpflichtet sein, Schäden unverzüglich zu melden, damit Reparaturen schnell erfolgen und Meldefristen gegenüber dem Versicherer eingehalten werden. Die Car Policy sollte zudem festlegen, welche Schäden der Mitarbeiter bei Eigenverschulden selbst trägt.
Wer übernimmt welche Wartungsaufgabe?
| Aufgabe | Unternehmen | Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Inspektion | Trägt die Kosten, gibt Werkstätten vor | Vereinbart den Termin, bringt das Fahrzeug zur Werkstatt |
| UVV-Prüfung und Hauptuntersuchung | Veranlasst die Prüfungen und dokumentiert sie | Nimmt die Prüftermine wahr |
| Prüfung vor Schichtbeginn | Unterweist die Fahrer | Prüft Betätigungs- und Sicherheitseinrichtungen |
| Pflege und Reinigung | Aufbereitung vor der Rückgabe | Regelmäßiges Waschen und Innenreinigung |
| Schäden | Veranlasst Reparatur, meldet an den Versicherer | Meldet Schäden unverzüglich |
Welche Pflegepflichten Mitarbeiter typischerweise haben, beantwortet auch die FAQ Pflichten bei Wartung und Pflege des Dienstwagens.
Was gilt bei Elektro-Firmenwagen?
Mit der Verbreitung von Elektrofahrzeugen kommen zusätzliche Punkte in die Car Policy:
Ladekosten
Die Übernahme der Ladekosten sollte klar geregelt sein. Viele Unternehmen ermöglichen das Laden zu Hause und erstatten den Strom; unterwegs wird über eine Firmen-Ladekarte abgerechnet. Mehr dazu im Ratgeber Stromkosten beim Elektro-Firmenwagen.
Wartung und Batterie
Elektrofahrzeuge haben andere Wartungsanforderungen als Verbrenner. Die Car Policy sollte festlegen, wer für batteriebezogene Prüfungen und Arbeiten zuständig ist und wie mit Herstellergarantien auf die Batterie umgegangen wird.
Fazit: Warum klare Regeln Fairness schaffen
Eine gut formulierte Car Policy schafft klare Verhältnisse bei Kostenübernahme und Wartungspflichten. Sie schützt Unternehmen und Mitarbeiter vor unangenehmen Überraschungen, stellt sicher, dass gesetzliche Prüfungen nicht untergehen, und bildet die Grundlage für eine faire Nutzung der Firmenfahrzeuge – auch mit Blick auf Elektrofahrzeuge. Bei Aufbau und Pflege einer solchen Kostenregelung unterstützt die Leistung Car Policy.
Häufige Fragen
Welche Kosten für den Firmenwagen übernimmt der Arbeitgeber?
Typischerweise übernimmt der Arbeitgeber Leasingrate, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung und Reparaturen. Kraftstoff für Privatfahrten oder selbst verschuldete Schäden können laut Car Policy ganz oder teilweise dem Mitarbeiter angelastet werden.
Wer ist für die Wartung eines Firmenwagens verantwortlich?
Verantwortlich ist das Unternehmen, das in der Regel auch Halter ist oder das Fahrzeug von der Leasinggesellschaft überlassen bekommt. In der Car Policy legt es fest, welche Aufgaben der Mitarbeiter übernimmt – etwa Termine vereinbaren und das Fahrzeug zur Werkstatt bringen – und welche Werkstätten genutzt werden dürfen.
Was passiert, wenn Wartungsfristen beim Firmenwagen nicht eingehalten werden?
Versäumte Wartungen können Garantie- oder Kulanzansprüche gefährden und zu höheren Folgekosten führen. Die Car Policy sollte regeln, welche Konsequenzen es hat, wenn ein Mitarbeiter vereinbarte Termine nicht wahrnimmt.
Darf der Arbeitgeber Kraftstoffkosten für Privatfahrten mit dem Firmenwagen auf den Mitarbeiter umlegen?
Ja, sofern die Car Policy beziehungsweise die Überlassungsvereinbarung das vorsieht. Viele Unternehmen regeln, dass der Mitarbeiter für privat gefahrene Kilometer selbst zahlt oder eine pauschale Kostenbeteiligung leistet.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Über die Autorin
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