Fahrtenschreiber-Pflicht für Transporter: Wer ist betroffen?

Lange galt im Fuhrpark eine einfache Faustregel: Fahrtenschreiber gibt es im Lkw, nicht im Transporter. Seit dem 1. Juli 2026 stimmt das nicht mehr ohne Weiteres. Die EU hat die Regeln für Lenk- und Ruhezeiten auf leichtere Nutzfahrzeuge ausgeweitet – allerdings nicht für alle Fahrten und mit wichtigen Ausnahmen. Für Fuhrparks mit Transportern ist deshalb entscheidend, welche Fahrzeuge wofür eingesetzt werden. Dieser Artikel zeigt, wann die Pflicht greift, welche Ausnahmen gelten und was zusätzlich nach deutschem Recht für Transporter über 2,8 t gilt.

Was hat sich am 1. Juli 2026 geändert?

Ob ein Fahrzeug einen Fahrtenschreiber braucht, hängt an der Verordnung (EG) 561/2006 über Lenk- und Ruhezeiten. Die Fahrtenschreiber-Verordnung verweist direkt darauf: Der Fahrtenschreiber ist nach Art. 3 Abs. 1 VO (EU) 165/2014 in Fahrzeugen einzubauen und zu benutzen, die in einem Mitgliedstaat zugelassen sind, der Personen- oder Güterbeförderung dienen „und für die die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 gilt“.

Bisher galt diese Verordnung im Güterverkehr für Fahrzeuge, deren zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger 3,5 t übersteigt. Durch die Änderungsverordnung (EU) 2020/1054 ist ein neuer Fall hinzugekommen. Art. 2 Abs. 1 Buchst. aa erfasst nun auch Güterbeförderungen

„ab dem 1. Juli 2026 bei grenzüberschreitenden Güterbeförderungen oder bei Kabotagebeförderungen mit Fahrzeugen, deren zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger oder Sattelanhänger 2,5 Tonnen übersteigt“.

Zwei Merkmale müssen also zusammenkommen: ein Fahrzeug über 2,5 t – maßgeblich ist die zulässige Höchstmasse inklusive Anhänger – und eine bestimmte Art der Fahrt. Ein Transporter mit 3,5 t, der nur in Deutschland unterwegs ist, fällt nicht unter die neue Regel. Derselbe Transporter auf einer Fahrt nach Österreich oder in die Niederlande kann darunter fallen.

Was bedeuten grenzüberschreitend und Kabotage?

Grenzüberschreitend ist eine Güterbeförderung, die über eine Staatsgrenze führt – etwa die Lieferung an einen Kunden im Nachbarland oder die Abholung von Material im Ausland. Die Länge der Strecke spielt nach dem Wortlaut keine Rolle.

Kabotage bezeichnet Güterbeförderungen innerhalb eines anderen Staates – ein in Deutschland zugelassener Transporter fährt zum Beispiel Ware von einem Ort in Frankreich zu einem anderen Ort in Frankreich.

Für die Praxis heißt das: Die neue Pflicht hängt nicht am Fahrzeug allein, sondern an der einzelnen Fahrt. Ein Fuhrpark, der dieselben Transporter mal regional und mal grenzüberschreitend einsetzt, muss wissen, welche Fahrten welche Folgen haben – und ob für das Fahrzeug eine Ausnahme greift.

Welche Ausnahmen gelten für Firmenflotten?

Die Verordnung 561/2006 nimmt in Art. 3 eine Reihe von Fahrzeugen aus. Für Unternehmensflotten mit Transportern sind vor allem drei Ausnahmen wichtig.

Werkverkehr bis 3,5 t (Art. 3 Buchst. ha). Ausgenommen sind Fahrzeuge „mit einer zulässigen Höchstmasse einschließlich Anhänger oder Sattelanhänger von mehr als 2,5 aber nicht mehr als 3,5 Tonnen“, die für die Güterbeförderung eingesetzt werden, „wenn die Beförderung nicht als gewerbliche Beförderung, sondern durch das Unternehmen oder den Fahrer im Werkverkehr erfolgt und das Fahren nicht die Haupttätigkeit der Person darstellt, die das Fahrzeug führt“. Werkverkehr ist nach § 1 Abs. 2 GüKG Güterkraftverkehr für eigene Zwecke eines Unternehmens: eigene oder vom Unternehmen gekaufte, verkaufte, hergestellte oder instand gesetzte Güter, befördert mit eigenem Personal, als Hilfstätigkeit. Der Servicetechniker, der Ersatzteile zum Kunden im Nachbarland bringt, kann unter diese Ausnahme fallen. Der Fahrer, der hauptberuflich Ware ausliefert, nicht.

Handwerk bis 7,5 t (Art. 3 Buchst. aa). Ausgenommen sind Fahrzeuge bis 7,5 t, die zur Beförderung von Material, Ausrüstungen oder Maschinen für die Berufsausübung des Fahrers oder zur Auslieferung handwerklich hergestellter Güter benutzt werden – „ausschließlich in einem Umkreis von 100 km vom Standort des Unternehmens“, wenn das Lenken nicht die Haupttätigkeit ist und die Beförderung nicht gewerblich erfolgt.

Alternative Antriebe bis 7,5 t (§ 18 Abs. 1 Nr. 6 FPersV). Deutschland nimmt nach Art. 13 Abs. 1 VO 561/2006 Fahrzeuge aus, die „im Umkreis von 100 Kilometern vom Standort des Unternehmens zur Güterbeförderung mit Druckerdgas-, Flüssiggas- oder Elektroantrieb verwendet werden“ und höchstens 7,5 t wiegen. Diese Ausnahme ist ein nationales Wahlrecht und gilt im Geltungsbereich des Fahrpersonalgesetzes; ob ein anderer Staat für Fahrten auf seinem Gebiet eine entsprechende Ausnahme vorsieht, ist dort zu prüfen.

Was gilt für Transporter über 2,8 t im Inland?

Unabhängig von der EU-Regel hat Deutschland eine eigene Vorschrift für leichte Nutzfahrzeuge. Nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 FPersV haben Fahrer von Fahrzeugen, die zur Güterbeförderung dienen und deren zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger „mehr als 2,8 Tonnen und nicht mehr als 3,5 Tonnen beträgt“, Lenkzeiten, Fahrtunterbrechungen und Ruhezeiten nach den Artikeln 4, 6 bis 9 und 12 der EU-Verordnung einzuhalten.

Einen Fahrtenschreiber verlangt § 1 FPersV dafür nicht. Stattdessen müssen die Fahrer nach § 1 Abs. 6 FPersV Lenkzeiten, alle sonstigen Arbeitszeiten einschließlich der Bereitschaftszeiten, Fahrtunterbrechungen sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeiten von Hand aufzeichnen – für jeden Tag getrennt, mit Name, Datum, Kennzeichen, Ort von Fahrtbeginn und -ende sowie Kilometerständen. Die Aufzeichnungen des laufenden Tages und der vorausgegangenen 28 Kalendertage sind mitzuführen. Der Unternehmer muss Vordrucke ausgeben, die Aufzeichnungen prüfen und sie ein Jahr lang aufbewahren.

Auch hier gibt es Ausnahmen. Nach § 1 Abs. 2 FPersV gilt die Regel unter anderem nicht für Fahrzeuge, die zur Beförderung von Material, Ausrüstungen oder Maschinen für die berufliche Tätigkeit des Fahrers verwendet werden, und nicht für Fahrzeuge, die Güter aus handwerklicher Fertigung oder zur Reparatur im Betrieb befördern – jeweils, „soweit das Lenken des Fahrzeugs nicht die Haupttätigkeit des Fahrers darstellt“. Anders als die EU-Ausnahme für das Handwerk enthält diese nationale Ausnahme keinen 100-km-Umkreis.

Was gilt für Transporter über 3,5 t?

Oberhalb von 3,5 t zulässiger Höchstmasse kommt es auf die Art der Fahrt nicht an. Nach Art. 2 Abs. 1 Buchst. a VO 561/2006 gilt die Verordnung für jede Güterbeförderung mit solchen Fahrzeugen – auch innerhalb Deutschlands. Die Werkverkehr-Ausnahme nach Art. 3 Buchst. ha endet bei 3,5 t; es bleiben die übrigen Ausnahmen, etwa für das Handwerk bis 7,5 t im 100-km-Umkreis oder für nichtgewerbliche Güterbeförderungen bis 7,5 t (Art. 3 Buchst. h).

Das betrifft auch Fuhrparks, die elektrische Transporter mit bis zu 4,25 t einsetzen, wie sie mit der Fahrerlaubnis der Klasse B unter Bedingungen gefahren werden dürfen. Für sie ist die nationale Ausnahme für Fahrzeuge mit Elektro-, Erdgas- oder Flüssiggasantrieb im 100-km-Umkreis (§ 18 Abs. 1 Nr. 6 FPersV) besonders wichtig. Was beim Führerschein und bei weiteren Pflichten für diese Fahrzeuge gilt, erklärt der Ratgeber E-Transporter mit Führerschein Klasse B.

Was muss das Unternehmen tun, wenn die Pflicht greift?

Fällt ein Transporter unter die EU-Verordnung, gelten für ihn dieselben Pflichten wie für einen Lkw. Für den Fuhrpark bedeutet das vor allem:

Die Verantwortung liegt ausdrücklich auch beim Unternehmen. Nach Art. 10 Abs. 2 VO 561/2006 organisiert es die Arbeit so, dass die Fahrer die Vorschriften einhalten können, weist sie an und überprüft die Einhaltung regelmäßig. Nach Art. 10 Abs. 3 haftet das Verkehrsunternehmen für Verstöße seiner Fahrer, „selbst wenn der Verstoß im Hoheitsgebiet eines anderen Mitgliedstaates oder eines Drittstaates begangen wurde“. Verkehrsunternehmen im Sinne der Verordnung ist nach Art. 4 Buchst. p auch, wer Beförderungen im Werkverkehr vornimmt.

Welche Lenk- und Ruhezeiten im Einzelnen gelten, erklärt der Ratgeber Lenk- und Ruhezeiten im Fuhrpark. Die wiederkehrenden Fristen für Datensicherung und Prüfung des Fahrtenschreibers stehen im Fuhrpark-Jahreskalender.

Welche Fehler sind bei Transportern typisch?

• „Unter 3,5 t ist immer frei“: Seit 1. Juli 2026 können Transporter ab 2,5 t bei Auslandsfahrten unter die EU-Regeln fallen.
• Fahrzeug statt Fahrt betrachten: Die Pflicht hängt an der Art der Beförderung. Dasselbe Fahrzeug kann auf einer Fahrt betroffen sein und auf der nächsten nicht.
• Ausnahmen ungeprüft übernehmen: Die Werkverkehr-Ausnahme setzt voraus, dass das Fahren nicht die Haupttätigkeit ist; die Handwerker-Ausnahme gilt nur im 100-km-Umkreis und nicht für gewerbliche Beförderungen.
• Nationale Regel übersehen: Für Transporter über 2,8 t gelten im Inland Lenk- und Ruhezeiten mit Aufzeichnungspflicht, auch ohne Fahrtenschreiber.
• Anhänger vergessen: Maßgeblich ist die zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger. Ein leichter Transporter mit Anhänger kann die Grenze überschreiten.
• Verantwortung beim Fahrer sehen: Planung, Anweisung und Kontrolle sind Pflichten des Unternehmens.

Fazit: Wer braucht im Transporter einen Fahrtenschreiber?

Seit dem 1. Juli 2026 brauchen Transporter über 2,5 t einen Fahrtenschreiber, wenn sie für grenzüberschreitende Güterbeförderungen oder Kabotage eingesetzt werden und keine Ausnahme greift. Für viele Firmenflotten ist die Werkverkehr-Ausnahme entscheidend: Fahren Monteure oder Techniker eigenes Material ins Ausland und ist das Fahren nicht ihre Haupttätigkeit, bleibt es bei der bisherigen Lage. Im Inland gelten für Transporter über 2,8 t zusätzlich die nationalen Aufzeichnungspflichten nach § 1 FPersV. Wer seine Fahrzeuge und Einsatzarten einmal sauber erfasst, weiß, wo Handlungsbedarf besteht. Wie carvion Fuhrparks bei der Analyse von Flotte und Prozessen unterstützt, beschreibt die Leistungsseite Fuhrparkberatung.

Über die Autorin

Ketty Gomez ist Fachautorin für Flottenmanagement und Arbeitssicherheit bei carvion und schreibt praxisnah über Fuhrparkprozesse, Car-Policy und Dienstwagenbesteuerung.

Kontakt: carvion.com/kontakt

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