Fuhrpark-Jahreskalender: Fristen und Pflichten im Überblick

Die einzelnen Pflichten im Fuhrpark sind meist bekannt – schwierig wird es, weil sie unterschiedliche Rhythmen haben. Manche Fristen laufen je Fahrzeug, andere je Fahrer, manche nach Monaten, andere nach Tagen. Dieser Kalender fasst die wiederkehrenden Prüf-, Unterweisungs- und Nachweispflichten zusammen und verweist für die Details auf die jeweiligen Ratgeber. Steuerliche Termine sind bewusst nicht enthalten.

Welche Fristen gelten im Fuhrpark?

Welche Pflichten haben ein festes Intervall?

Hauptuntersuchung: Die HU-Pflicht trifft den Halter, die Intervalle richten sich nach der Fahrzeugart. Für gemischte Fuhrparks wichtig: Nur Pkw haben die verlängerte Erstfrist von 36 Monaten, Transporter bis 3,5 t müssen von Anfang an alle 24 Monate zur HU. Alle Intervalle, Mängelfristen und Bußgelder erklärt der Ratgeber Hauptuntersuchung im Fuhrpark.

UVV-Prüfung: Nach § 57 DGUV Vorschrift 70 hat der Unternehmer Fahrzeuge „bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich, durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand prüfen zu lassen“. Die Ergebnisse sind nach § 57 Abs. 2 schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Ablauf und Inhalt der Prüfung beschreibt der Ratgeber UVV-Prüfung leicht erklärt.

Unterweisung: § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass die Unterweisung „erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen“ muss und dokumentiert wird. § 12 ArbSchG selbst nennt kein festes Intervall, verlangt aber, dass die Unterweisung „an die Gefährdungsentwicklung angepaßt“ ist und „erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt“ wird. Was die Unterweisung im Fuhrpark umfasst, erklärt der Ratgeber DGUV Vorschrift 70 & BGV D29.

Welche Pflichten haben kein gesetzliches Intervall?

Führerscheinkontrolle: § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG stellt es unter Strafe, wenn der Halter anordnet oder zulässt, dass jemand ohne die erforderliche Fahrerlaubnis fährt. Einen Kontrollturnus nennt die Vorschrift nicht. Das Unternehmen muss ihn deshalb selbst festlegen, in den Kalender aufnehmen und jede Kontrolle dokumentieren. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Ratgeber Führerscheinkontrolle am Arbeitsplatz.

Winterreifen: § 2 Abs. 3a StVO knüpft die Pflicht an die Witterung – bei Glatteis, Schneeglätte, Schneematsch, Eisglätte oder Reifglätte – und nicht an einen Kalenderzeitraum. Im Kalender gehört sie daher als saisonale Erinnerung zur Umrüstung. Wie sich die Flotte darauf vorbereitet, beschreibt der Ratgeber Winterfeste Flotte.

Welche zusätzlichen Fristen gelten für Lkw und Busse?

Fuhrparks mit Fahrzeugen, die nach der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 einen Fahrtenschreiber haben müssen, haben weitere Fristen – teils je Fahrzeug, teils je Fahrer:

• Prüfung des Fahrtenschreibers: mindestens einmal innerhalb von 24 Monaten seit der letzten Einbauprüfung oder Nachprüfung, außerdem unverzüglich nach einer Reparatur der Anlage, einer Änderung der Wegdrehzahl oder Wegimpulszahl, einer reifenbedingten Änderung des wirksamen Reifenumfangs oder dem Ersetzen einer Plombierung. Bei digitalen Geräten zusätzlich, wenn die UTC-Zeit um mehr als 20 Minuten abweicht oder sich das Kennzeichen ändert (§ 57b StVZO).
• Datensicherung: Der Unternehmer stellt sicher, dass die Daten aus dem Massenspeicher spätestens 90 Tage und die Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses im Betrieb gespeichert werden. Der Fahrer stellt dafür Fahrerkarte und Ausdrucke zur Verfügung (§ 2 Abs. 5 FPersV).
• Fahrerkarte: Der Antrag auf Erneuerung darf frühestens sechs Monate vor Ablauf der Gültigkeit gestellt werden (§ 4 Abs. 3 FPersV).
• Fahrerlaubnis: Die Klassen C1, C1E, C, CE, D1, D1E, D und DE werden längstens für fünf Jahre erteilt (§ 23 Abs. 1 FeV). Das Ablaufdatum gehört deshalb in die Führerscheinkontrolle.
• Berufskraftfahrer-Weiterbildung: Die erste Weiterbildung ist fünf Jahre nach Erwerb der Grundqualifikation abzuschließen, jede weitere im Abstand von fünf Jahren (§ 5 BKrFQG).

Welche Fristen löst ein Ereignis aus?

Nicht jede Frist hängt am Kalender. Einige Pflichten werden durch ein Ereignis ausgelöst und laufen dann neben dem festen Rhythmus. Gerade diese Fristen gehen im Alltag leicht unter, weil sie nicht im Voraus planbar sind:

Für die Organisation heißt das: Neben den festen Terminen braucht der Kalender einen Eingang für Ereignisse. Wer etwa einen neuen Fahrer einstellt, muss die Unterweisung vor der ersten Fahrt einplanen – nicht erst beim nächsten Jahrestermin. Und wer einen Lkw nach einer Reparatur am Fahrtenschreiber zurückbekommt, braucht die Nachprüfung, bevor das Fahrzeug wieder regulär eingesetzt wird. Wie die HU-Mängelfristen im Einzelnen laufen, erklärt der Ratgeber Hauptuntersuchung im Fuhrpark.

Welche Nachweise gehören in den Kalender?

Eine Frist ist erst dann erledigt, wenn der Nachweis abgelegt ist. Für zwei der jährlichen Pflichten schreiben die Vorschriften die Dokumentation ausdrücklich vor:

• UVV-Prüfung: Die Ergebnisse sind schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren (§ 57 Abs. 2 DGUV Vorschrift 70).
• Unterweisung: Sie muss dokumentiert werden (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1).

Für die Führerscheinkontrolle gibt es keine solche Vorschrift. Weil der Halter nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG nicht zulassen darf, dass jemand ohne Fahrerlaubnis fährt, ist eine dokumentierte Kontrolle aber der Weg, die eigene Sorgfalt später belegen zu können. Sinnvoll ist, je Kontrolle Datum, kontrollierende Person, Führerscheinklassen und – bei befristeten Klassen – das Ablaufdatum festzuhalten.

Praktisch bewährt sich eine Trennung nach dem Bezug der Frist: Fahrzeugfristen (HU, UVV, Fahrtenschreiber) gehören in die Fahrzeugakte, Fahrerfristen (Unterweisung, Führerscheinkontrolle, Fahrerkarte, Fahrerlaubnis, Weiterbildung) in die Fahrerakte. So bleibt beim Fahrzeugwechsel oder beim Ausscheiden eines Fahrers klar, welche Nachweise wohin gehören.

Wie baut man einen Fuhrpark-Jahreskalender auf?

Ein Kalender ersetzt nicht die Verantwortung, macht sie aber überprüfbar: Wer bei einem Unfall oder einer Kontrolle nachweisen muss, dass Prüfungen und Unterweisungen stattgefunden haben, braucht die Nachweise griffbereit. Wie weit die Pflichten des Unternehmens als Halter reichen, erklärt der Ratgeber Fuhrparkmanagement und Halterhaftung.

Fazit: Warum lohnt ein Jahreskalender für den Fuhrpark?

Die Fristen im Fuhrpark sind einzeln überschaubar, aber sie laufen in unterschiedlichen Rhythmen und je Fahrzeug oder Fahrer versetzt ab. Ein Jahreskalender mit klaren Zuständigkeiten und abgelegten Nachweisen verhindert, dass eine Frist unbemerkt verstreicht. Wie carvion Fristen, Prüftermine und Compliance-Themen im Fuhrpark im Blick behält, beschreiben die Leistungsseiten Kostenkontrolle & Compliance und Technik, Wartung & Sicherheit.

Über die Autorin

Ketty Gomez ist Fachautorin für Flottenmanagement und Arbeitssicherheit bei carvion und schreibt praxisnah über Fuhrparkprozesse, Car-Policy und Dienstwagenbesteuerung.

Kontakt: carvion.com/kontakt

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